En tant qu’auditrice Qualiopi, j’ai accompagné de nombreux organismes de formation dans le cadre de leur audit de surveillance. Cette étape intermédiaire du cycle de certification est stratégique : elle vise à vérifier la continuité de votre démarche qualité dans le temps. Et si l’audit initial s’est souvent bien passé, l’audit de surveillance réserve parfois des surprises…
Voici ce que je constate le plus souvent sur le terrain, et surtout, les leviers d’actions que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement pour éviter les non-conformités majeures.
Top 5 des indicateurs à risque :
- Indicateur 8 – Positionnement
- Indicateur 30 – Relations avec les financeurs
- Indicateur 9 – Individualisation des parcours (notamment à distance)
- Indicateur 22 – Prise en compte du handicap
- Indicateur 1 – Objectifs et publics cibles de l’action
Ces indicateurs concentrent à eux seuls la majorité des non-conformités majeures, donc attention au maintien de votre certificat Qualiopi.
Indicateur 8 – Ne confondez plus "prérequis" et "positionnement"
Cet indicateur est très fréquemment à l’origine de non-conformités car ces deux notions, bien qu’indispensables, sont souvent mal interprétées :
- Les prérequis : ce sont les conditions d’accès à la formation. Ils doivent être définis en amont, communiqués de façon claire, et en cohérence avec le niveau attendu par la certification visée (notamment pour les actions RNCP/RS).
- Le positionnement : c’est une évaluation réalisée au début de la formation, visant à adapter le parcours aux besoins spécifiques du bénéficiaire.
En tant qu’auditrice, je recherche :
- Un outil de positionnement formalisé (grille, QCM, entretien, etc.)
- Une preuve de son application systématique
- Une mention claire de l’absence de prérequis le cas échéant
- Un alignement avec les exigences RNCP/RS pour les formations certifiantes
✓ Solutions concrètes :
- Créer un outil de positionnement standardisé (autoévaluation, entretien structuré, QCM, cas pratique).
- Intégrer un diagnostic des attentes dans l’entretien préalable.
- Documenter la procédure dans le livret d’accueil ou le guide formateur.
- En cas d’absence de prérequis : mentionner explicitement “Pas de prérequis” dans les supports.
- Pour les formations certifiantes : vérifier l’alignement avec les exigences RNCP/RS (cf. Guide V9, p.14
- Le positionnement est obligatoire, même s’il n’y a aucun prérequis (dans ce cas, la mention « pas de prérequis » doit être explicite).
- En cas d’absence ou d’imprécision, cet indicateur est souvent à l’origine de non-conformités lors de l’audit.
Indicateur 30 – Financeurs : sollicitation et traçabilité
L’indicateur 30 est souvent sous-estimé. Pourtant, les attentes du référentiel sont claires : il faut démontrer que l’on sollicite activement les financeurs et que ces échanges nourrissent votre démarche d’amélioration.
L’indicateur 30 est souvent sous-estimé. Pourtant, les attentes du référentiel sont claires : il faut démontrer que l’on sollicite activement les financeurs et que ces échanges nourrissent votre démarche d’amélioration.
En tant qu’auditrice, je recherche :
- Des traces de sollicitations (emails, invitations, enquêtes, participations à des réunions OPCO…)
- Une synthèse des retours analysée et prise en compte
- Une veille active des exigences ou retours financeurs
✓Solutions concrètes :
- Solliciter au moins une fois par an chaque financeur par email, téléphone, enquête ou lors d’un webinaire.
- Participer activement aux réunions d’information organisées par les financeurs (preuve = attestation de présence, compte rendu).
- Mettre en place une veille systématisée des retours des financeurs sur leurs sites
🛠 Outils à prévoir :
- Historique des échanges financeurs
- Calendrier des sollicitations
- Synthèse des retours dans la revue de direction ou un plan d’action
Indicateur 9 – FOAD et parcours individualisés
Dans un contexte de digitalisation, l’indicateur 9 est devenu un incontournable. Les audits montrent un écart fréquent entre l’intention pédagogique et la preuve réelle d’adaptation du parcours.
En tant qu’auditrice, je recherche :
- Des plans individualisés (adaptés en fonction du positionnement)
- Des ajustements clairs (modules, durées, modalités)
- Une traçabilité du suivi pédagogique, en particulier en FOAD
✓ Solutions concrètes :
- Intégrer les résultats du positionnement dans la personnalisation du parcours (ex : choix de modules, durée, modalités pédagogiques).
- Créer une fiche de parcours individualisé pour chaque bénéficiaire.
- Pour la FOAD : démontrer l’existence d’un accompagnement pédagogique et technique (Guide V9, art. D.6313-3-1)
Indicateur 22 – Professionnalisation des équipes
Un autre angle mort fréquent : l’évolution des compétences internes. L’absence de plan de développement ou le manque de mise en œuvre est souvent sanctionné.
Mes attentes :
- Un plan de formation ou de développement des compétences actualisé
- Des actions réalisées sur l’année écoulée (formations, échanges de pratiques, veille sectorielle)
- Des entretiens professionnels formalisés
✓ Solutions concrètes :
- Élaborer un plan de développement des compétences annuel, avec des actions internes/externes.
- Pratiquer des entretiens professionnels annuels (avec suivi de mise en œuvre).
- Valoriser la participation à des groupes d’analyse de pratiques, webinaires, formations certifiantes.
🛠 Outils à prévoir :
- Plan de formation annuel
- Tableau de suivi des formations réalisées
- Relevé d’échanges de pratiques internes
Indicateur 1 – Informer c’est aussi prouver
Trop souvent, les informations diffusées sur les formations sont incomplètes : pas d’accessibilité, d’objectifs clairs, ni de taux de réussite.
À l’audit, je vérifie :
- Des fiches programmes complètes, mises à jour, incluant tous les éléments exigés
- Des taux (satisfaction, insertion, réussite) disponibles ou justifiés si non mesurés
- Une politique claire d’accueil des PSH
✓Solutions concrètes :
- Créer une fiche standardisée par action de formation avec tous les items requis.
- Afficher les taux de satisfaction, insertion, certification (ou expliciter pourquoi ils ne sont pas disponibles).
- Mentionner les dispositifs d’accessibilité aux PSH.
🛠 Outils à prévoir :
- Fiche programme conforme à l’indicateur 1
- Modèle de devis / convention incluant les informations attendues
- Rubrique “accessibilité” sur le site web ou dans le livret
Et maintenant, ce que je recommande aux OF et CFA
🔍 Faites un diagnostic de votre conformité
📚 Suivez l’évolution du guide de lecture Qualiopi
🛠 Formalisez ce que vous faites déjà intuitivement (et conservez les preuves).
🤝 Faites-vous accompagner en amont si vous avez un doute. Mieux vaut prévenir que corriger.